Organizzatore di eventi, chi è, cosa fa e competenze

Per la rubrica Identikit Professioni vi presentiamo l’Organizzatore di Eventi.

Che siano on line o in presenza, la buona riuscita di un evento dipende in gran parte dal tempo dedicato alla sua organizzazione durante i mesi precedenti. Ed ecco che entra in gioco l’event planner, ovvero la figura che si occupa di curarne ogni aspetto, da quello più tecnico, a quello burocratico fino ad arrivare ovviamente alla parte più creativa.

Per conoscere più in dettaglio cosa fa l’organizzatore di eventi e quali competenze deve avere ci siamo fatti raccontare un po’ del suo lavoro da Nadia Iaconis, Senior Project Manager del Gruppo Digial360, che si occupa anche di progettare gli eventi dei clienti.

Chi è l’organizzatore di eventi e di cosa si occupa

L’event planner è una figura professionale in grado di gestire tutti gli aspetti che ruotano attorno alla preparazione di un evento e ne coordina le molteplici attività: dalla scelta della location alle relazioni con i fornitori, con chi promuove l’evento e con i partecipanti, dai dettagli operativi a quelli logistici, tanto per dirne alcune. La sua è un’agenda sempre piena di promemoria e to-do list da spuntare.

Dal momento che l’organizzazione (in particolare degli eventi fisici) richiede tempo, il suo lavoro si divide in step propedeutici. Per prima cosa analizza le specifiche richieste dei clienti e concorda obiettivi, target, budget, contenuti, tempi e risorse a disposizione per l’evento. Il secondo passo consiste nell’occuparsi dell’elaborazione del concept (da cui può dipendere il grado di formalità/informalità e l’eventuale dresscode). Passa quindi a definire nei dettagli gli aspetti tecnici e logistici per fare in modo che tutto fili liscio.

Ecco, nel dettaglio, una lista di attività in capo all’organizzatore di eventi:

• analizzare i bisogni dei clienti;
• definire il progetto di un evento;
• allestire un evento;

• gestire la comunicazione;
• monitorare costantemente l’evento.

Le competenze dell’organizzatore di eventi

È una professione che richiede una serie di competenze trasversali che spaziano dalle skill più tecniche, a quelle più soft. Le principali qualità di un event planner sono organizzative, analitiche e gestionali, ma non possono mancare la capacità di relazionarsi con le varie figure coinvolte, l’abilità nel proporre spunti originali e creativi e, ovviamente, le doti di problem solving. L’event planner deve essere flessibile, talvolta anticipare le necessità dei clienti, interpretarne le esigenze e mantenere il controllo anche nelle situazioni più stressanti (come nel caso di cambi di programma improvvisi o invitati che non si presentano all’ultimo minuto).

«Un event manager non può non essere dotato di capacità di problem solving – ha ribadito Nadia Iaconis -. Ma ancora più importante, per certi versi, è essere in grado di dissimulare sempre con i clienti e nel momento in cui c’è una criticità non far trasparire nulla all’esterno e soprattutto al cliente. Non bisogna mai dimenticare che ogni evento è a sé stante e che le cose nuove da gestire e “risolvere” sono dietro l’angolo (potrebbe essere anche solo banalmente una rete wi-fi che non funziona). In pratica, si deve essere pronti a tutto e anticipare qualsiasi criticità possa insorgere, avendo già pronte le eventuali soluzioni, già prima che arrivi il giorno dell’evento. Serve ogni volta avere pronto un piano B. Un organizzatore di eventi deve sempre porsi delle domande in anticipo. Se ad esempio, il giorno dell’evento, non si dovesse raggiungere il numero di partecipanti che era stato garantito al cliente e per i quali ha pagato (questa è una delle complessità più delicate da gestire), l’event manager deve trovare il modo di rassicurarlo, offrendo soluzioni alternative a cui ha già pensato prima come piano di recovery. È fondamentale, per questo, non cedere mai alle emozioni e soprattutto instaurare un rapporto di fiducia, comunicazione e trasparenza con i clienti, in particolare con quelli con cui si lavora da anni».

In base al tipo di evento, l’event planner può anche occuparsi di studiare le migliori campagne promozionali e le attività di marketing utili. L’organizzatore di eventi vive a contatto con le persone, il che presuppone che sia anche una personalità con un’ottima predisposizione al team working.

«Avere una formazione di base è importante, ma alla fine è l’esperienza che fa tanto! Quando si è a un evento bisogna ascoltare e osservare tutto e tutti (clienti, invitati, fornitori) per capire cosa è andato bene, cosa è piaciuto e su cosa bisogna, invece, lavorare per fare meglio la prossima volta. L’event manager deve avere occhi e orecchie ovunque per saper cogliere i segnali deboli e anche i piccoli dettagli che per gli invitati (e per i clienti) sono fondamentali. È una professione in continuo divenire, non solo per quanto riguarda le skill, ma anche per le tecnologie che supportano le attività che portiamo avanti. Il caso emblematico è quello delle piattaforme che utilizziamo per gli eventi online: un tempo erano molto “basic”, ora invece sono molto più sofisticate e consentono di interagire in diretta con chi partecipa all’evento, coinvolgendoli anche con dei sondaggi. Un’altra cosa che si apprende sul campo è la consapevolezza di quello che è davvero un evento e di cosa comporta e, di conseguenza, il tuo atteggiamento verso l’evento stesso. Mi viene in mente quando uno dei relatori a tre minuti dall’inizio dell’evento non era ancora arrivato; in pochissimo tempo abbiamo dovuto cercare di trovare una soluzione comunicandola alla relatrice e stabilire come andare avanti con l’agenda. Può sembrare banale ma la cosa bella del mio lavoro è che ogni evento è diverso dall’altro, con le sue caratteristiche e le sue peculiarità. Si può seguire lo stesso processo alla lettera ma gli eventi non sono mai uguali. Non ci si annoia mai! Ma non nascondo che l’evento in presenza dà sicuramente più soddisfazione: in questo caso l’event manager ha veramente “tutto in mano” e si interfaccia contemporaneamente con clienti, invitati, staff e fornitori. È durante un evento fisico che percepisce pienamente il ruolo dell’event manager nella sua completezza».

Percorso di studi per diventare un organizzatore di eventi

«In principio la mia intenzione era entrare nel mondo della pubblicità e del marketing pubblicitario. Ho studiato infatti arti grafiche per poi proseguire con marketing, comunicazione aziendale e mercati globali, un corso di laurea dell’Università di Milano Bicocca. Quando ero a pochi mesi dalla laurea, ho avuto l’occasione di entrare in ICT&Strategy nell’area eventi. Ho cominciato in staff: mi occupavo degli aspetti operativi e logistici puri (gestione fornitori, selezione location, accredito, allineamento hostess, accoglienza partecipanti, ecc…) in affiancamento alle colleghe più senior. Gradualmente ho avuto via via più responsabilità, fino ad arrivare a gestire il mio parco clienti, che oggi ne conta circa dieci, con cui nel corso dell’anno costruiamo insieme eventi fisici e digitali».

Marketing e comunicazione, management, sociologia, relazioni pubbliche sono tra i percorsi di studio che più si addicono a un event planner e che meglio possono supportarlo nei suoi compiti. Da non sottovalutare anche una laurea in design.

Master in event management

Un’ottima soluzione potrebbe essere la scelta di conseguire un master di organizzazione e gestione di eventi e per questo ve ne segnaliamo alcuni molti interessanti:

• Corporate Event: Management, PR and Communication – Major del Master in Marketing Management – Luiss Business School

Il Master in partnership con Apload ed Officine Farneto ed in collaborazione con Young & Rubicam ha l’obiettivo di fornire agli allievi le competenze necessarie a comprendere e gestire le dinamiche di pubbliche relazioni, advertising ed eventi.

• Master in Event Management – IED Milano

Il Master in Event Management prepara event manager in grado di operare nel mercato degli eventi nazionali e internazionali e dell’intrattenimento di alto livello; professionisti che possano inserirsi all’interno di agenzie e case di produzione di eventi, oppure nei comparti di comunicazione.

• Master in Management degli Eventi dello Spettacolo – Istituto Per L’arte E Il Restauro Palazzo Spinelli Firenze

Il Master in Management degli Eventi dello Spettacolo è rivolto a coloro che operano o intendono operare nel settore dell’organizzazione, gestione e promozione di eventi dello spettacolo.

• Master in Meeting, Incentives, Conferences, Exhibitions (MICE) – Università Degli Studi Di Genova

Il Master intende dare vita a figure altamente qualificate nel settore del MICE (Meeting, Incentives, Conferences Exhibitions) alla luce dei cambiamenti professionali intervenuti all’interno del settore a seguito della situazione della pandemia.

• Progea Master in Progettazione e Organizzazione di Fiere, Eventi e Punti Vendita – Fondazione Fiera Milano

Il master forma le figure professionali dell’Exhibition e dell’Event Manager. Professionisti che gestiscono il sofisticato processo di ideazione, progettazione e organizzazione di eventi, individuali e collettivi, con particolare riguardo a progetti strutturati e complessi.

Retribuzione di un Organizzatore di Eventi

Lo stipendio medio di un organizzatore di eventi è di circa 40mila euro; la retribuzione minima per figure junior ed entry level può partire dai 19mila euro l’anno e arrivare fino a 23mila euro, mentre per le figure senior può raggiungere i 60/70mila euro annui.

Event manager, una professione solo per donne?

Il mondo degli eventi è uno di quei pochi mondi caratterizzati di più da una leadership femminile, come mai? C’entrano le soft skill?

«Secondo me perché una donna il problem solving ce l’ha nel DNA e riesce più facilmente a gestire le cose con empatia e a entrare in contatto con la persona con cui si sta interfacciando. Magari è anche più ansiosa, ma questo può essere un punto a favore perché permette di andare “oltre” con il pensiero».